Email Hosting คือบริการรับส่งอีเมลที่ใช้ชื่อโดเมนของธุรกิจเอง เช่น sales@ชื่อบริษัท.co.th แทนอีเมลฟรีอย่าง ชื่อร้าน@gmail.com ลูกค้าจึงมั่นใจว่ากำลังคุยกับธุรกิจตัวจริง และบริษัทเป็นเจ้าของบัญชีอีเมลทั้งหมด แม้พนักงานจะลาออก
ในช่วงที่มิจฉาชีพแอบอ้างเป็นบริษัทผ่านอีเมลบ่อยขึ้น อีเมลที่มีโดเมนของธุรกิจกลายเป็นสิ่งที่ลูกค้าใช้ตัดสินความน่าเชื่อถือ บทความนี้อธิบายความต่างของแต่ละแบบ และวิธีเลือก Email Hosting ให้เหมาะกับธุรกิจ
Email Hosting ต่างจาก Gmail ฟรีอย่างไร
| หัวข้อ | Gmail ฟรี | Email Hosting |
|---|---|---|
| ที่อยู่อีเมล | ชื่อ@gmail.com | ชื่อ@โดเมนบริษัท |
| ความน่าเชื่อถือ | ใครก็สมัครชื่อคล้ายบริษัทได้ | ยืนยันได้ว่าเป็นอีเมลของบริษัท |
| เจ้าของบัญชี | ผู้สมัครแต่ละคน | บริษัทเป็นผู้ควบคุมทุกบัญชี |
| เมื่อพนักงานลาออก | ข้อมูลอาจติดไปกับพนักงาน | ปิดบัญชีหรือโอนอีเมลให้คนใหม่ได้ |
| ตั้งค่า SPF, DKIM, DMARC | ตั้งด้วยโดเมนของตัวเองไม่ได้ | ตั้งได้ ช่วยให้อีเมลไม่เข้า Spam |
| เหมาะกับ | ใช้งานส่วนตัว | ธุรกิจทุกขนาด |
อีเมลฟรีไม่ได้ไม่ดี แต่ถูกออกแบบมาเพื่อใช้งานส่วนตัว เมื่อใช้ในนามธุรกิจ จึงขาดเรื่องความเป็นเจ้าของและความน่าเชื่อถือ
ข้อดีของ Email Hosting สำหรับธุรกิจ
ลูกค้าเชื่อถือมากขึ้น
ใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ที่ส่งจากอีเมลของโดเมนบริษัท ดูเป็นมืออาชีพกว่า และลูกค้าแยกได้ง่ายว่าอีเมลไหนเป็นของจริง อีเมลไหนเป็นมิจฉาชีพที่แอบอ้าง
บริษัทควบคุมบัญชีได้ทั้งหมด
ผู้ดูแลสร้าง ปิด หรือเปลี่ยนรหัสผ่านบัญชีของพนักงานได้ เมื่อมีคนลาออก ข้อมูลการติดต่อกับลูกค้ายังอยู่กับบริษัท ตั้งค่าส่งต่ออีเมลไปยังคนที่รับงานต่อได้ทันที
อีเมลถึงลูกค้า ไม่ตกไปอยู่ใน Spam
ผู้ให้บริการอีเมลรายใหญ่ เช่น Gmail, Yahoo และ Outlook ตรวจ SPF, DKIM และ DMARC เข้มงวดขึ้น Email Hosting ที่ใช้โดเมนของบริษัทตั้งค่าเหล่านี้ได้ครบ อีเมลจึงมีโอกาสถึงกล่องจดหมายหลักมากขึ้น ดูข้อมูลพื้นฐานเรื่อง DMARC ได้ที่ dmarc.org [ตรวจสอบ: Email Hosting ตั้งค่า SPF/DKIM ให้อัตโนมัติหรือไม่]
สร้างอีเมลตามหน้าที่ได้
นอกจากอีเมลรายบุคคล ยังสร้างอีเมลตามหน้าที่ เช่น sales@, support@ และ billing@ ได้ เมื่อเปลี่ยนผู้รับผิดชอบ ลูกค้าก็ยังใช้อีเมลเดิมติดต่อได้
Email Hosting กับ Google Workspace และ Microsoft 365
ทั้ง Google Workspace และ Microsoft 365 ก็เป็นอีเมลที่ใช้โดเมนบริษัทได้เช่นกัน แต่ขายเป็นชุดรวมกับเครื่องมืออื่น เช่น เอกสารออนไลน์ ไดรฟ์ และวิดีโอคอล และมักคิดราคาต่อผู้ใช้
Email Hosting เหมาะกับธุรกิจที่ต้องการอีเมลเป็นหลัก ไม่ได้ต้องการเครื่องมือชุดใหญ่ หรือมีหลายบัญชีที่ใช้งานไม่มาก เช่น อีเมลตามหน้าที่ บางธุรกิจใช้ทั้งสองแบบคู่กัน โดยให้ผู้บริหารใช้ชุดเครื่องมือเต็ม และให้บัญชีทั่วไปใช้ Email Hosting
วิธีเลือก Email Hosting ให้เหมาะกับธุรกิจ
- พื้นที่ต่อกล่องจดหมาย ดูว่าพื้นที่พอสำหรับไฟล์แนบที่ใช้ทุกวันหรือไม่ [ตรวจสอบ: พื้นที่ต่อกล่องจดหมายของแต่ละแพ็กเกจ]
- ใช้งานได้หลายช่องทาง มี Webmail สำหรับเปิดผ่านเบราว์เซอร์ และตั้งค่าในโปรแกรมอีเมลบนคอมพิวเตอร์และมือถือได้
- ระบบกรอง Spam และไวรัส อีเมลขาเข้าเป็นช่องทางหลักของ Phishing และ Ransomware ธุรกิจที่ต้องการป้องกันเข้มขึ้นใช้ Anti-Spam Gateway กรองก่อนอีเมลถึงกล่องจดหมาย คู่กับ ระบบ Anti-Ransomware สำหรับเครื่องที่สำคัญ
- เซิร์ฟเวอร์และซัพพอร์ตในไทย อีเมลมักมีข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้า การเก็บในไทยช่วยเรื่อง PDPA และแก้ปัญหากับทีมภาษาไทยได้เร็ว