ในปี 2025 การใช้อีเมลคุยงาน โดยเฉพาะกับลูกค้า พนักงาน หรือพาร์ตเนอร์ ไม่ใช่แค่เรื่องสะดวกอีกต่อไป แต่มันเกี่ยวพันกับ PDPA โดยตรง เพราะ “อีเมลองค์กร” คือช่องทางหลักที่ข้อมูลส่วนบุคคลถูกส่งผ่าน หากไร้มาตรการเข้ารหัส, ล็อก audit, การจัดการสิทธิ์, และ Backup อย่างถูกต้อง อาจนำไปสู่ ข้อหาผิดกฎหมาย, ค่าปรับสูงสุดถึง 5 ล้านบาท, หรือภาพลักษณ์องค์กรที่เสียหาย
PDPA เติมเต็มอีเมลองค์กรอย่างไร?
แม้ชื่ออีเมลดูเป็นเรื่องพื้นฐาน แต่อันที่จริง “อีเมลองค์กร” ถูก PDPA นับว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data) โดยตรง เพราะผูกกับชื่อ, ตำแหน่ง, เบอร์โทร ผู้รับมีสิทธิ์ตรวจสอบทุกขั้นตอนส่ง-รับ เราจึงต้องวางมาตรการเชิงเทคนิคและนโยบายองค์กร เพื่อสนับสนุนหลักการ PDPA: Confidentiality (ความลับ), Integrity (ความถูกต้อง), Availability (พร้อมใช้งาน)
รู้จักความเสี่ยงของอีเมล ที่อาจละเมิด PDPA โดยไม่รู้ตัว
ระบบควบคุมอีเมลให้อยู่ในแนวทาง PDPA 5 ขั้นตอน
1. Encryption เต็มรูปแบบ
ใช้ SSL/TLS สำหรับอีเมลทุกข้อความ รวมทั้งไฟล์แนบ ป้องกัน “ส่งข้อมูลลัดวงจร” ระหว่าง Server
2. จัดสิทธิ์ผู้ใช้ด้วยระบบ Control Panel
กำหนดสิทธิ์เข้าถึงแบบละเอียด เช่น HR, ฝ่ายบัญชี, ฝ่ายการตลาด เฉพาะข้อมูลตรงสาย
3. เก็บ Log + Audit Trail อย่างน้อย 180 วัน
ทั้งการส่ง/รับ, เวลา, IP, ผู้ส่ง ให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ครบถ้วน
4. จำกัดบัญชีพนักงานเมื่อลาออก
ปิดหรือย้ายบัญชีทันที เพื่อป้องกันการเข้าถึงหลังออกจากระบบ
4. ศูนย์ข้อมูลในประเทศไทย
เพื่อให้ข้อมูลอยู่ภายใต้เขตอำนาจ PDPA (Data Residency) และลดความเสี่ยงตามกฎหมาย
ระบบควบคุมอีเมลให้อยู่ในแนวทาง PDPA 5 ขั้นตอน
บริการสำรองแบบฟรีไม่มี Cloud Control ไม่เหมาะกับ PDPA เพราะขาดมาตรฐาน
- SSL/TLS ทั้งเข้ารหัส TLS 1.2+
- Role-based access
- Daily backup + disaster recovery
- Email log tracking
- ทีม Support ภาษาไทย
THAI DATA HOSTING มีครบตามนี้ พร้อมช่วยองค์กรวางระบบอีเมลให้ ‘พร้อม’ ต่อ PDPA จริง 100%
นโยบายองค์กรควรมีอะไรบ้าง?
บริการสำรองแบบฟรีไม่มี Cloud Control ไม่เหมาะกับ PDPA เพราะขาดมาตรฐาน
- Email Usage Policy: ระบุชัดเจนว่าห้ามเผยข้อมูลส่วนบุคคลในอีเมล
- Consent & opt-out: ต้องมีช่องทางถอนความยินยอมหรือยกเลิกการรับข้อมูล
- Training พนักงาน: สอนเรื่อง PDPA และแนวปฏิบัติอีเมลที่ปลอดภัย
- Incident Response Plan: มีขั้นตอนรับมือและแจ้ง PDPC เมื่อเกิด Data Breach ภายใน 72 ชั่วโมง
สรุป
วันนี้ อีเมลองค์กร ไม่ใช่แค่ช่องทางสื่อสาร แต่คือ โครงสร้างข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กร หากคุณยังใช้ระบบฟรี หรือไม่พร้อมต่อ PDPA ถึงเวลาที่ต้องปรับพฤติกรรมและระบบอย่างเร่งด่วน เริ่มต้นจาก
- ใช้ Email Hosting ที่ปลอดภัย
- วางระบบเข้ารหัส, Audit, Backup
- ติดตั้งนโยบาย และอบรมพนักงาน
เริ่มต้นความแข็งแรงด้าน Email Compliance & Data Security ได้เลยกับ THAI DATA HOSTING พร้อมให้คำปรึกษาฟรี ส่งเมล หรือแชททีมเราได้ 24/7
